График отпусков госслужащих форма

В соответствии с требованиями статьи 123 Трудового кодекса, каждый работодатель должен ежегодно составлять график отпусков. Документ включает сведения об отпускных периодах всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. График обязателен для исполнения и работником, и работодателем. Именно в соответствии с ним сотрудники уходят в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Документ должен быть готов не менее чем за 2 недели до конца предыдущего года.

Значение документа

График помогает решить сразу несколько задач:

• Распланировать отпускные периоды на следующий год, чтобы не произошло никаких накладок. Например, чтобы все специалисты, выполняющие одинаковые функции, не ушли в отпуск в одно время.
• Заранее позаботиться о подмене работника на период отпуска или передать его функции коллегам.
• Исполнить требования трудового законодательства: вовремя оповестить работника о предстоящем отпуске и выплатить отпускные.
• Держать под контролем вопрос соблюдения сроков отпусков, а также количество неиспользованных дней.

Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20, форму можно доработать. Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.

На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.

Бланк формы Т-7

На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):

Пошаговая инструкция

Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.

В заголовке следует указать такие данные:

• Наименование организации или ФИО предпринимателя. Название фирмы нужно указать полностью так, как оно прописано в учредительных документах. Если название в уставе написано заглавными буквами, также нужно написать и в графике.
• ОКПО. Восьмизначный код в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Взять его можно из информационного письма территориального подразделения Росстата.
• Номер документа, дата его составления и период действия графика — в нашем случае это 2019 год.

В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.

В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:

Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже — когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.

Шаг 2. Согласование

Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом — непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.

Обратите внимание! Сотрудник может подать заявление, в котором просит учесть его желание по поводу периода отпуска. Однако работодатель не обязан его согласовывать.

Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде.

Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:

Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником

Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:

Шаг 4. Утверждение руководителем

После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта:

• визирование непосредственно в шапке документа;
• создание приказа на утверждение.

В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:

Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков. Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:

• специалисту по кадрам — ознакомить сотрудников с графиком;
• бухгалтеру — произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.

Приказ составляется в произвольной форме — пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.

Приказ об утверждении отпуска — документ необязательный. Форма Т-7, утвержденная указанным выше способом, является самодостаточным документом.

Шаг 5. Ознакомление сотрудников

Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала. Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.

В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.

Целесообразно добавить две колонки — для даты ознакомления и подписи работника.

Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.

Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:

Исполнение и изменение графика

Выше упоминалось, что график отпусков обязателен для исполнения. А значит, работник должен пойти в отпуск в соответствии с графиком, а работодатель обязан его в это период отпустить.

Перед отпуском по графику

Многие кадровики привыкли брать с работников заявление об отпуске, однако большого смысла в этом нет. Сотрудник не обязан писать такое заявление, если он идет в отпуск по графику. А вот работодатель обязан уведомить работника об отпуске, и сделать это не позднее 14 дней до его наступления. Для этого будущему отпускнику направляется письменное уведомление, в котором он должен расписаться.

График отпусков составляется заблаговременно, и нередко требуется его изменить. Трудовой кодекс этого не запрещает, нужно лишь верно это оформить. Изменение графика отпусков может потребоваться по разным причинам, например:

• наняты новые работники, отпуск которых нужно включить в график (они имеют право на отпуск после 6 месяцев работы);
• появилась производственная необходимость перенести отпуск, и работник не стал возражать;
• сотрудник выразил желание перенести отпуск, и работодатель это согласовал;
• потребовалось поменять период отпуска кого-либо из работников, имеющим право на него в удобное время.

Сотрудник, чей отпуск нужно перенести или добавить в график, должен подать работодателю заявление на отпуск. Составляется оно в свободной форме и имеет примерно такой вид:

Если работник решил не брать отпуск в текущем году, он должен указать в заявлении, что этот период переносится на следующий год. При этом графа 7 таблицы не заполняется.

Нюансы составления графика

Далее рассмотрим отдельные моменты предоставления отпусков и составления графика, которые зачастую вызывают вопросы.

Отпуск внешнего совместителя

Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:

• отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график;
• планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.

Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год. Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.

Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.

Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному  месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.

Продолжительность отпусков

Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.

Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности

Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• работающим ненормированный день;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию. Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд — его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.

Кто может брать отпуск в удобное время?

Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска. Согласования с работодателем это не требует. Подробности — в следующей таблице.

Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время

Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

• при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
• при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Документы

Все работники по трудовому договору имеют право на ежегодный оплачиваемый отдых (ст. 114 ТК РФ). Он состоит из основной части продолжительностью не менее 28 календарных дней и дополнительного отпуска, который присоединяется к основному.

Очередность отдыха работников устанавливается ежегодным графиком отпусков. Его утверждает руководитель компании не позднее, чем за две недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). План нужен, чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса без нарушения права сотрудников на ежегодный отдых.

Утвержденный график отпусков обязателен для исполнения работодателем и работником (ст. 123 ТК РФ). Это означает, что сотрудник не может самовольно назначить себе дни отдыха — за это его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. В свою очередь, работодатель не может наказать за прогул работника, который ушел в отпуск без приказа, но по утвержденному графику. Это отдельно разъясняет Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Есть только две категории работников, на которых график отпусков может не распространяться:

• «Льготники» по закону, которые имеют право уходить на отдых в удобное для себя время. Это достаточно обширная группа.
• Вновь принятые работники, которые были трудоустроены уже после утверждения графика.

Если работодатель не будет вносить изменения в годовой план, то новички будут уходить на отдых по отдельному приказу и в сроки, согласованные с работодателем. В этом случае на них не будет распространяться норма о письменном уведомлении об отпуске за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Во всех остальных случаях отсутствие графика отпусков или отклонения от него могут рассматриваться инспектором ГИТ как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

В Трудовом кодексе нет правил о том, что работодатель должен собрать пожелания всех сотрудников и только на их основе составить проект графика отпусков. Есть норма о том, что документ должен утверждаться с учетом мнения профсоюза (ст. 123 ТК РФ). И не обязательно положительного.

Также есть правило, что разделение ежегодного отпуска на части производится по соглашению между работником и работодателем (ст. 125 ТК РФ). Роструд считает, что в одностороннем порядке это делать нельзя. Если работодатель не договорился с работником о разделении отпуска на части, то он обязан дать ему полный отпуск в 28 дней и более.

Как применить эти правила при составлении графика:

• Трудовой кодекс не обязывает собирать пожелания работников. Сотрудник может попросить у работодателя отпуск в удобные для себя сроки, но если он не «льготник», работодатель имеет право ему отказать. Руководитель отвечает за непрерывный производственный процесс и по общему правилу сам решает, кто из работников и когда идет на отдых. Воля работодателя выражена в графике отпусков.
  Мы считаем, что пожелания от сотрудников стоит собирать. Но окончательное решение будет за работодателем. Исходя из этого, руководитель сам планирует отпуска сотрудников, которых нет на рабочем месте в период составления проекта графика. Это, например, работники, находящиеся на больничном, в длительной командировке.
• Порядок предоставления отпуска дистанционным работникам определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). Если работодатель не установил в этих документах каких-то особенностей по сравнению с нормами Трудового кодекса, то он применяет главу 19 ТК РФ и соответственно включает удаленных сотрудников в график.
• В 2022 году еще не сложилось практики по мобилизованным работникам. С одной стороны, трудовой договор с ними приостанавливается (ст. 351.7 ТК РФ). С другой стороны, этот период включается в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ). И Трудовой кодекс не содержит исключений по категориям работников при планировании графика отпусков. Рекомендуем включить мобилизованных работников в график, а сведения о приостановке трудового договора указать в примечании.
• При планировании ежегодного отдыха интересы работников защищает профсоюз. График отпусков составляется с учетом его мотивированного мнения (ст. 123, 372 ТК РФ). При этом руководитель может не согласиться с профсоюзом и принять свой вариант локального нормативного акта. Такой порядок предусмотрен в ст. 372 ТК РФ.
  На получение мотивированного мнения профсоюза нужно пять рабочих дней. Еще три рабочих дня прибавляются для оформления протокола разногласий, если они есть. Только после этого можно утвердить график. Надо учесть эти сроки, чтобы успеть утвердить график до 16 декабря.
• Разделить отпуск работника на части можно только по соглашению сторон. На практике это как раз и реализуется сбором предложений от работников по срокам и продолжительности их отдыха на этапе составления ежегодного графика.

«Льготников» также включают в график отпусков. Кадровик должен заранее учитывать, что по этим работникам могут быть отклонения от плана в течение года. Это не будет нарушением, поскольку гарантии «льготников» на отпуск в удобное для них время закреплены законодательно.

Правила, которые нужно учитывать при составлении графика на год:

• Право на первый отпуск возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не касается определенных категорий «льготников», например, работников в возрасте до 18-ти лет или совместителей.
• В график отпусков включают всех работников, в том числе работающих по срочному трудовому договору. Это разъяснил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
• Продолжительность основного ежегодного отпуска составляет не менее 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положен удлиненный отдых. Например, у несовершеннолетних основной отпуск не может быть менее 31 дня, у педагогов — 42 дней.
• Отдельным работникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, по закону он дается за ненормированный рабочий день. Работодатель имеет право установить дополнительные оплачиваемые отпуска в коллективном договоре или локальном нормативном акте для работников, не указанных в ТК РФ.
• При составлении графика основной и дополнительный отдых суммируются (ст. 120 ТК РФ).
• Отпуск считается в календарных днях. В него не включаются нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по дате начала отпуска. Роструд отдельно разъяснил на сайте «Онлайнинспекция.рф», что первый день отдыха может выпадать на выходной день работника.
• Если по соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск делится на части, то, как минимум, одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
• В графике отпусков по каждому периоду отдыха указывают дату начала и продолжительность. Работодатель сам решает, будет ли он указывать в плане дату окончания, поскольку нормативными документами этот вопрос не урегулирован.
• Отпуска планируют на календарный год, то есть до 31 декабря. Выходить за его пределы в графике нельзя даже по «льготникам», которые выбирают удобное для себя время. 
  Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» разъясняет, что отпуск дается работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В исключительных случаях, по производственной необходимости его можно перенести. При этом весь отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев того рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК РФ). Поэтому заранее планировать переносы отдыха на будущее неправильно.

Напомним, что рабочий год работника отличается от календарного. Он начинается с первого рабочего дня и длится 12 полных месяцев без учета дней, которые не включаются в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ). Например, сотрудник принят в компанию 24 октября 2022 года. Его рабочий год начнется с этой даты, а не с 1 января (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Периоды прогулов или отстранения от работы в стаж для отпуска не включаются. Соответственно, они будут «удлинять» рабочий год.

Для графика отпусков есть унифицированный бланк Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но его применяют добровольно. Работодатель может взять Т-7 за основу и дополнить его под свою организацию. Например, добавить графы о рабочем годе, за который дается отпуск, а также об ознакомлении работников с документом под личную подпись.

Форму графика, который используется в компании, утверждают приказом или закрепляют в локальном акте. В нем же определяют порядок заполнения бланка. Это нужно, чтобы все отделы и службы использовали одну форму и единообразно ее оформляли.

В форме Т-7 при планировании графы 7-9 не заполняются. Кадровик вносит в них данные при фактическом исполнении графика отпусков в календарном году. Например, когда ежегодный отдых работника переносится.

В шапке формы Т-7 есть два грифа:

• о мотивированном мнении профсоюза;
• об утверждении руководителем организации.

Подписи директора и реквизитов письма от профсоюза достаточно, чтобы график считался утвержденным. На практике его часто вводят в действие приказом, в котором дают организационные поручения. Например, в определенный срок ознакомить работников.

Минтруд считает, что подписи работников на графике отпусков не нужны (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Роструд также на сайте «Онлайнинспекция.рф» указывает, что форму ознакомления с этим документом работодатель выбирает самостоятельно. Например, график отпусков можно вывесить на доске с корпоративной информацией.

Мы рекомендуем все-таки получать личную подпись работников. Особенно, если в графике есть разделение отпуска на части. Считаем, что личной подписи сотрудника будет достаточно, чтобы считать это соглашением с работодателем по ст. 125 ТК РФ.

Работодатель письменно предупреждает работника о дате начала очередного отпуска (ст. 123 ТК РФ). Если он пропустит этот срок, то у сотрудника возникает право перенести свой отдых на удобное для себя время по письменному заявлению на директора (ст. 124 ТК РФ).

Уход в отпуск оформляется приказом. В Трудовом кодексе нет такого правила, но организационно-распорядительный документ оформляют в двух целях:

• доказать документально, в том числе инспектору ГИТ, что работнику был предоставлен ежегодный отпуск;
• закрепить основание для начисления и выплаты отпускных.

При этом если работник уходит на отдых по графику, то получать письменное заявление для приказа не нужно. Этот документ требуется, если сроки отпуска не установлены, или сотрудник хочет их изменить.

Работник имеет право уйти на плановый ежегодный отдых и без приказа директора. Повторим, что график отпусков обязателен к исполнению для обеих сторон трудового договора (ст. 123 ТК РФ).

Фактические даты отдыха отмечаются в графе 7 формы Т-7.

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

График отпусков действует с 1 января по 31 декабря. За это время в компании происходят изменения: кто-то увольняется, кого-то принимают на работу. Трудовой кодекс не обязывает работодателя корректировать график отпусков в таких случаях. Рассмотрим порядок действий в разных ситуациях.

Принят новый сотрудник

Здесь у работодателя два варианта действий. Первый — отправить работника на отдых приказом по его письменному заявлению. Минус этого варианта в том, что в графике будут указаны не все работники в штате. Это вредит управленческому учету.

Второй вариант — скорректировать график отпусков. Изменения в документ вносятся в том же порядке, в каком он утверждался. То есть опять нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если был приказ, внести изменения также приказом.

«Льготник» ушел в отпуск не по графику

Здесь изменять график не нужно. Повторим, что на «льготников» он фактически не распространяется. Кадровик делает отметку в графе 7 формы Т-7 о фактической дате отпуска работника.

Сотрудник захотел перенести сроки

Работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением об уходе в отпуск вне графика, в котором указать причину. Если руководитель сочтет ее уважительной, то он может пойти навстречу и перенести сроки.

В форме Т-7 в графах 8-9 указывается новая дата начала отпуска и как основание — реквизиты соответствующего приказа работодателя.

Сроки нужно перенести по закону

Работодатель обязан перенести период отпуска, если не уведомил работника о его начале за две недели или не выплатил отпускные за три дня до начала (ст. 124 ТК РФ). Новая дата отдыха определяется по письменному заявлению сотрудника.

Если во время отпуска работник заболел или был призван для выполнения государственных (общественных) обязанностей, отпуск продлевается либо переносится на другой срок (ст. 124 ТК РФ). Новую дату определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника.

Все продления или переносы отпуска оформляются приказом, на основании которого кадровик заполняет графы 8-9 формы Т-7.

Сроки переносятся по инициативе руководителя

Работодатель может предложить работнику перенести сроки отдыха из-за производственной необходимости, но тот не обязан соглашаться (ст. 124 ТК РФ). Точно так же отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Изменить в одностороннем порядке график нельзя.

При переносе отпуска руководитель должен помнить, что непредоставление очередного отпуска работнику в течение двух лет подряд запрещено. Работники с вредными и опасными условиями труда, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст. 124 ТК РФ).