правила Выплаты отпускных в 2023 году новые

Обратите внимание: законопроект, описанный в данном тексте, временно отклонен Государственной Думой Российской Федерации. В связи с этим информация из текста временно не является актуальной. Мы следим за ситуацией и будем дополнять текст по мере движения законопроекта.

Одним из важнейших изменений законодательства в 2023 году стало изменение срока выплаты отпускных, которое более выгодно для работодателя. В соответствии с нововведениями отпускные сотрудникам будут выплачиваться, независимо от правила трех дней, при внеплановом уходе в отпуск. Данные изменения устанавливают, за сколько дней необходимо выплатить отпускные в 2023 году.

Новый законопроект Государственной думы

В 2022 году в Государственную думу внесли законопроект (№ 219349-8), касающийся срока выплат отпускных. Данный порядок предписывается в статье 316 Трудового кодекса РФ, согласно которой оплата отпуска осуществляется не позднее, чем за 3 дня до его начала. Нововведения относятся к ситуации, при которой работник предоставляет заявление на отпуск внепланово, а именно за три дня или ранее до его начала. В данных случае действуют два срока:

До изменения, в ситуации, когда работник подал заявление на отпуск с завтрашнего дня, работодателю приходилось ему отказывать или сначала оформлять отпуск за счет сотрудника, так как необходимо было успеть выплатить отпускные. Данная поправка дает работодателю возможность приспосабливаться к ситуации срочного ухода в отпуск по инициативе сотрудника и упрощает его согласование.

Таким образом, согласно действующему нормативно-правовому регулированию, отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала, при условии, что он был плановым, и заявление сотрудника сдано минимум, чем за 3 дня до его начала. Однако необходимо указать, что в Трудовом кодексе отсутствует ограничение на выплату отпускных заранее.

То есть отпуск необходимо выплачивать таким образом, чтобы до дня его начала оставалось три полных календарных дня. Например, если сотрудник будет находиться в отпуске с пятницы, то отпускные необходимо выплачивать во вторник.

Кроме того в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни использовать для расчета сроков выплаты отпускных. Общая практика такова, что срок исчисляют в календарных днях, то есть и в рабочих, и в нерабочих. Это также подтверждается письмом Роструда (от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1). Таким образом, если срок оплаты отпуска приходится на нерабочий день, то оплата должна быть произведена в последний рабочий день.

Также необходимо помнить, что сроки отпусков сотрудников отражают в графике отпусков, который нужно утвердить за две недели до начала года. Однако перед его составлением необходимо определить состав сотрудников, которые будут включаться в этот график.

Узнайте, какие акции и скидки на продукты «1С» доступны для вас прямо сейчас

Расчет сроков выплаты отпускных

Исходя из вышеизложенного, отпускные необходимо выплачивать за три полных календарных дня до начала отпуска. При нарушении этих правил предусмотрена плата процентов за задержку и штрафов (письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Однако существует неясность в случае, когда сотрудник уходит в отпуск с понедельника. В соответствии с правилами расчет и оплата отпускных в данной ситуации должны производиться не позже четверга, так как выплата в пятницу опасна за счет противоречий в судебной практике.

Ранее Роструд уточнял, что при начале отпуска в понедельник отпускные можно оплачивать в пятницу или четверг. Это подтверждается письмами от 06.06.2018 № TЗ/3464-6-1 и от 30.07.2014 № 1693-6-1. Кроме того есть решения судей, которые гласят, что сам день оплаты отпускных засчитывается в трехдневный срок (определения Кемеровского областного суда от 26.01.2017 № 33-942/2017 и Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33-3731/2015, решение Московского городского суда от 18.02.2014 № 7-764/14).

Однако выплачивать безопаснее в четверг, так как есть противоположные решения судей, гласящие, что перед началом отпуска помимо дня оплаты отпуска должно быть как минимум еще три полных календарных дня. Это подтверждается решениями Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21-46/2018, определении Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864.

Даже при условии, что работник отдельно укажет в заявлении на отпуск, что получение им выплат может быть после законодательно установленного срока, это не будет мешать подаче претензии, и работодатель будет оштрафован.

Штрафы за нарушение срока выплаты отпускных

При первом нарушении правила трех дней трудовая инспекция будет штрафовать на следующие суммы:

Если зафиксировано повторное нарушение, суммы будут следующие:

Должностные лица кроме данных штрафов попадают под уголовную и дисциплинарную ответственность в соответствии со ст. 145.1 УК РФ и ст. 192 ТК РФ. Также при задержке выплаты отпускных сотруднику в обязательном порядке, независимо от причины, выплачивается компенсация.

Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?

Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.

Общие правила расчета и выплаты отпускных не поменяли. Однако на практике часто возникает много вопросов. Когда выплачивать отпускные? Как их отразить в 6-НДФЛ? Нужно ли облагать взносами и НДФЛ компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении? Подробнее об этом и не только расскажем в обзоре.

Расчет отпускных в 2023 году

Отпускные нужно посчитать за каждый день отпуска исходя из среднего дневного заработка. Расчет зависит от того, в каких днях вы предоставляете отпуск – календарных или рабочих.

Если отпуск выпадает на нерабочие праздничные дни, за них отпускные не рассчитывайте. А вот выходные дни оплатите, если отпуск в календарных днях.

Учтите: оплата за каждый день отпуска не должна быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Напомним, что последний с 1 января 2023 года увеличен до 16 242 руб.

Отпуск с последующим увольнением оплатите в обычном порядке. Если при увольнении у сотрудника есть неиспользованный отпуск, то за него нужно рассчитать компенсацию.

Срок выплаты отпускных

Сроки выплаты отпускных в 2023 году не изменились. Перечислите их минимум за 3 календарных дня до начала отпуска. Если день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, перечислите средства накануне. Их можно выдать и с зарплатой, важно не пропустить срок. За выплату отпускных не вовремя грозит ответственность.

При расторжении трудового договора компенсацию за неиспользованный отпуск по общему правилу нужно выдать в день увольнения.

НДФЛ с отпускных в 2023 году

Налог удержите на дату оплаты отпуска.

Сроки уплаты НДФЛ с отпускных общие, к примеру:

Напомним, что такие сроки действуют с 1 января 2023 года.

Если отпуск переходящий, НДФЛ удержите и перечислите в общем порядке.

НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении также нужно удержать со всей суммы. Основание расторжения договора – сокращение штата, по собственному желанию или др. – значения не имеет.

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ

В 6-НДФЛ включите только те отпускные, которые вы фактически выдали. Например, в поле 020 раздела 1 расчета за полугодие укажите налог, удержанный с отпускных за последние 3 месяца отчетного периода (апрель, май и июнь). А в полях 021 – 023 отразите НДФЛ, который нужно перечислить по первому, второму и третьему срокам уплаты налога для этого отчетного периода.

Компенсацию за неиспользованный отпуск отразите в 6-НДФЛ в полном размере.

При заполнении расчета за 2023 год сведения об отпускных, компенсациях за неиспользованный отпуск и НДФЛ с них укажите также в справке о доходах и суммах налога физлица. К примеру, для отпускных укажите код дохода 2012, а для компенсации – 2013.

Страховые взносы с отпускных

Оплату отпуска нужно облагать страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также взносами на травматизм в обычном порядке.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении тоже облагайте взносами в полном объеме.

Налог на прибыль и отпускные

Если вы используете метод начисления, то отпускные при расчете налога на прибыль вы можете учесть, как и другие расходы на оплату труда, по мере начисления.

Если у вас есть резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то отпускные списывайте за счет него. Учтите, что формирование такого резерва — ваше право, а не обязанность.

При кассовом методе отпускные включайте в расходы при их выплате сотруднику.

Отметим, включить в расходы по налогу на прибыль можно только те отпускные, которые вы выдали по закону (например, для оплаты основного или допотпуска).

Компенсацию за неиспользованный отпуск также учитывайте в расходах на оплату труда в зависимости от метода учета доходов и расходов.

Обратите внимание, списывать компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва на оплату предстоящих отпусков нельзя.

Порядок выплаты и обложения отпускных у бюджетных организаций

Бюджетные организации рассчитывают, выплачивают, облагают налогами и страховыми взносами отпускные так же, как и коммерческие организации. Однако есть особенности.

К примеру, в расходах на оплату труда они учитывают только те затраты, которые связаны с приносящей доход деятельностью и произведены за ее счет.

Работодатель должен ежегодно предоставлять отпуск работникам. Хоть сотрудника в этот период нет на работе, за ним сохраняют рабочее место и выплачивают заработок. Правила расчета и выплаты отпускных в 2023 году не изменились.

Высшее образование Академии Управления и Производства г. Москва по специальности менеджмент. Опыт работы в страховой компании менеджером по работе с клиентами. Дополнительно к высшему образованию пройдены курсы по темам «Финансы» и «Финансы и кредит».
Открыть профиль

Специалист сервиса Бробанк разобрался, как начисляют отпускные, как рассчитывают длительность отпуска и какой срок выплаты.

Что такое отпускные

Отпускные — это выплаты, которые представляют собой доход сотрудника в зависимости от количества дней отдыха и среднедневного заработка. В отпуск не включают выходные и праздничные дни.

Сотрудники оформляют отпуск минимум раз в год. Длительность отдыха зависит от профессии. Срок выплаты отпускных в 2023 году может различаться:

Отпускные — не та же выплата, что и зарплата. В их расчет включают и дополнительные выплаты, например, премии. Поэтому средняя сумма за день в отпуске отличается от среднедневного заработка только по зарплате: отпускные могут быть и больше, и меньше.

Когда работник может оформить отпуск

Стандартный отпуск длится минимум 28 дней. Его оформляют сразу на весь срок или разбить на несколько раз в году. Но минимальная продолжительность одной из частей — 14 дней.

Работникам, которые только устроились, отпуск можно взять впервые через полгода. Для сотрудников, которые работают на одном месте уже больше года, доступен отдых с выбором периода. Если работник не уходит в отпуск больше 2 лет, это считается нарушением статьи 122 Трудового Кодекса РФ.

Если сотрудник трудоустроен по срочному договору на сезонной работе, отпуск ему все равно полагается. Его длительность рассчитывают исходя из количество отработанных месяцев. За каждый месяц полагается примерно 2 дня отдыха.

Отпуск увеличивается несколькими способами: за счет дополнительных дней или удлиненного основного отпуска.

Удлиненный отпуск подразумевает, что в течение года сотрудник накапливает больше, чем два дня в месяц. Такой отдых полагается:

При этом складывать отпуска нельзя, можно выбрать максимальный. Например, педагог-инвалид может выбрать 30 дней отдыха или 42 дня.

Дополнительные дни прибавляют к основному отпуску. На надбавку претендуют только некоторые категории:

Получить отпуск, длиннее стандартных 28 дней можно только этими двумя способами.

Какие особенности в расчете отпускных в 2023 году

Не все выплаты, которые сотрудник получает от работодателя, входят в зарплату. Поэтому некоторые платежи могут не учитывать при расчете отпускных.

При расчете учитывают:

Не учитывают при расчете выплат:

За счет надбавок отпускные могут оказаться выше, чем обычная ежемесячная зарплата работника.

Как рассчитывают отпускные с учетом премиальных выплат

Чтобы правильно рассчитать отпускные, нужно вычислить доход сотрудника и число дней, которые он отработал.

Для расчета дохода используют предыдущие 12 месяцев до отпуска. Если отпуск начинается в октябре, то расчетный период — с 1 октября предыдущего года по 30 сентября текущего. В расчет включают все платежи, которые входят в список учитываемых.

Разберем подробнее премиальные выплаты. Премию учитывают в том случае, если ее начислили за год, предшествующий отпуску. При этом не имеет значения, когда именно ее начислили: в расчетном периоде или после него.

Для начисления зарплаты и отпускных можно оформить дебетовую карту УБРиР My Life.

Например, сотрудник уходит в отпуск 1 апреля 2023 года. В расчет берут период с 1 апреля 2022 года по 31 марта 2023 года. За этот период сотрудник получил две годовые премии:

Учитывают только премию, которую выдали в феврале 2023 за 2022 год. Премия за 2021 год, которую выдали в расчетном периоде, не относится к нему.

Квартальные, полугодовые премии в расчетном периоде учитываются только по одной за каждый показатель премирования. То есть в один месяц включают одну премию за количество продаж и одну за объем выручки.

Разовую премию учитывают в том случае, если она предусмотрена в положении о премировании или другом нормативном акте. Праздничные премии в расчет отпускных не входят.

Если за расчетный период сотрудник отработал не все дни, включают полностью только те выплаты, который выданы с учетом количества дней. Остальные премиальные рассчитывают по количеству отработанного времени.

Как рассчитать количество дней отпуска

Стандартный отпуск — 28 дней в году. То есть за полностью отработанный месяц сотрудник накапливает 2,33 дня.

При расчете длительности отдыха учитывают в первую очередь то, отработаны ли полностью месяцы за год. Сотрудник мог брать больничные или уезжать в командировку.

Если сотрудник работал не весь месяц, действуют такие правила начисления отпускного стажа:

Например, сотрудник проработал в компании 11 месяцев и решил взять отпуск за накопленное количество дней. 11 × 2,33 = 25,63 дня. Длительность отдыха не округляют, поэтому работник уходит в отпуск на 25 дней.

Выходные и праздники значения не имеют. Если работник заболел в январе, но больничные пришлись на праздничные, месяц считают полностью отработанным.

Какие особенности в расчете для сотрудников с гибким графиком

Форма расчета отпускных меняется, если сотрудник работает по неполному графику. Если не все месяцы за расчетный период отработаны полностью, нужно сначала вычислить количество месяцев, когда сотрудник трудился все дни. Это число умножают на 29,3 — стандартное количество дней в полностью отработанном месяце.

Затем отдельно вычисляют количество рабочих дней по месяцам по такой формуле:

О / К × 29,3
О — число отработанных за месяц дней;
К — число календарных дней в месяце.

Полученные числа по месяцам суммируют, прибавляют и все полностью отработанные месяцы. Получается количество полностью отработанных дней в году. После этого заработную плату за расчетный период делят на число отработанных дней. Среднесуточную зарплату умножают на количество дней отпуска.

Для сотрудников с гибким графиком в отпуск включают и выходные дни. Но нерабочие праздники не входят в отпуск.

Можно ли оформить отпуск перед увольнением

Перед увольнением сотрудник может написать заявление и использовать отпуск, который ему полагается. Но дадут его или нет, зависит от работодателя. Если он не подпишет заявление на отпуск с последующим увольнением, тогда придется оплачивать сотруднику неиспользованные дни отдыха.

При выходе в отпуск перед увольнением датой прекращения трудового договора считают не последний день перед выходом на отдых, а последний день отпуска. Но выплатить все полагающиеся сотруднику платежи и отдать трудовую книжку нужно еще до начала отдыха.

Если сотрудник передумал увольняться, еще до начала отпуска он может отозвать заявление на увольнение. Невозможно вернуть заявление только в том случае, если работодатель уже пригласил переводом нового работника.

Какие особенности расчета отпуска при увольнении

Если сотрудник не использовал отпуск за расчетный период перед увольнением, компания должна выплатить компенсацию за накопленные дни. Для этого не нужно писать заявление. Подробнее о выплатах при увольнении.

Формула расчета при этом простая: среднесуточный заработок умножают на количество неиспользованных дней отдыха.

Если работник отработал 11 месяцев, компенсацию по отпуску рассчитывают за полный год.

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

В некоторых случаях отпуск могут компенсировать сотруднику деньгами:

Нельзя компенсировать отпуск деньгами:

Например, сотруднику полагается 31 день отпуска в 2023 году. Он оформил отпуск на 28 дней. Если до конца года он не израсходует оставшиеся 3 дня, их перенесут на следующий год. В 2024 году у него снова будет 31 день отпуска и еще 3 дня с 2023 года. Но он может написать заявление на компенсацию оставшихся дней деньгами.

Частые вопросы

Что будет работодателю, если он не даст отпуск сотруднику?

Если работодатель откажет в отпуске сотрудникам, ему придется выплачивать штраф. Для руководителей или ИП — предупреждение или штраф от 1 до 5 тысяч рублей, для малого предприятия — предупреждение или штраф от 1 до 5 тысяч рублей, для средней или крупной компании — от 30 до 50 тысяч рублей. При повторном нарушении сумма штрафа увеличивается. Повторным считается нарушение, допущенное в течение года после первого.

Какой период рассчитывают для начисления отпускных?

Для начисления отпускных используют 12 месяцев, предшествующих отдыху. Например, сотрудник берет отпуск с 1 сентября 2023 года, тогда при расчете учитывают период с 1 сентября 2022 года по 31 августа 2023 года.

Когда можно взять отпуск в первый раз после устройства на работу?

В первый раз после устройства на работу сотрудник может уйти в отпуск через 6 полных месяцев.

В какие месяцы выгоднее уходить в отпуск?

Месяцы с большим количеством праздников и выходных обходятся дороже, поэтому лучше работать, иначе можно потерять в доходе. Чтобы получить хорошие отпускные, выгоднее брать отпуск с максимальным количеством рабочих дней по производственному календарю. Обычно это такие месяцы как март, август и октябрь.

Сколько дней отпуска полагается несовершеннолетним работникам?

Для несовершеннолетних сотрудников отпуск должен длиться не менее 31 дня в году.