Минус в справке 2 ндфл

Ошибки и промахи возможны при заполнении любой отчетной формы. Не является исключением и Справка по форме 2-НДФЛ.

К ошибкам при заполнении справки по форме 2-НДФЛ относится указание не недостоверных сведений в этой годовой отчетной форме.

Отметим, что к недостоверным сведениям могут быть отнесены любые заполненные реквизиты сведений в форме 2-НДФЛ, которые не соответствуют действительности (например, в ИНН физического лица, фамилии, имени, отчестве, дате рождения, паспортных данных, кодах доходов и вычетов, суммовых показателях и т.д.) (см. Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

При этом если ошибка допущена только по одному сотруднику, то и сдается корректировка 2-НДФЛ по одному сотруднику. На остальных физических лиц заново подавать сведения о доходах не нужно.

Все допускаемые ошибки можно классифицировать на ошибки, которые:

• не привели к неблагоприятным последствиям для бюджета, поскольку НДФЛ был исчислен и уплачен в бюджет в полном объеме. К таким ошибкам, относятся неверное указание персональных данных физического лица или кодах доходов и вычетов;
• привели к не исчислению или неполному исчислению НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет. К таким ошибкам, относятся, прежде всего, неверное указание суммовых показателей.

Рассмотрим несколько типичных ситуаций.

При заполнении справки по форме 2-НДФЛ неверно был указан код дохода при выплате среднего заработка работнику за дни командировки

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Учитывая вышесказанное, можно сделать вывод, что выплату среднего заработка за дни командировки при заполнении сведений по форме 2-НДФЛ следует отразить по коду дохода 2000 «Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей».

Сотруднику зарплата за декабрь 2018 г. выплачена в январе 2019 г. и НДФЛ с нее был удержан и перечислен в бюджет в январе 2019 г. При этом сумма перечисленного налога была отражена в справке 2-НДФЛ за 2019 г.

Сумма НДФЛ отражается в справке за тот год, в котором начисленный физическому лицу доход считается фактически полученным по правилам ст. 223 НК РФ.

Так как зарплата за декабрь 2018 г. считается фактически полученной в 2018 г. независимо от даты выплаты (п. 2 ст. 223 НК РФ), то сумму НДФЛ нужно было отразить в справке 2-НДФЛ за 2018 г.

При этом сумму перечисленного налога в справке 2-НДФЛ нужно указать в поле «Сумма налога перечисленная» разд. 2 (п. 4.8 Порядка заполнения формы 2-НДФЛ).

Ответственность за представление справок по форме 2-НДФЛ с ошибками

За представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Таким образом, если налоговый агент вовремя не представит налоговому органу уточненную справку по форме 2-НДФЛ, ему может быть выписан штраф в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Однако если недостоверная информация в справке 2-НДФЛ не привела к не исчислению или неполному исчислению налога, к неблагоприятным последствиям для бюджета, нарушению прав физлиц, налоговый агент может претендовать на применение к нему смягчающих обстоятельств в соответствии с п.1 ст.112 НК РФ (Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Как избежать ответственности за представление недостоверных справок по форме 2-НДФЛ

Налоговый агент освобождается от ответственности, если им самостоятельно выявлены ошибки и представлены уточненные документы до момента, когда он узнал об обнаружении недостоверности сведений налоговым органом.

То есть уточненные документы должны быть представлены налоговым агентом до истребования налоговым органом пояснений по факту обнаружения ошибок в справке по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 126.1 НК РФ, Письма Минфина России от 30.06.2016 N 03-04-06/38424, ФНС России от 19.07.2016 N БС-4-11/13012).

Заполнение уточненной справки по форме 2-НДФЛ

Если при заполнении Справки была допущена ошибка, в налоговую инспекцию нужно сдать уточненную Справку 2-НДФЛ.

По какой форме представлять корректировку по 2-НДФЛ

На­при­мер, если в 2019 году вам нужно пред­ста­вить кор­рек­ти­ров­ку по 2-НД­ФЛ за 2017 год, то кор­рек­ти­ру­ю­щую справ­ку вы долж­ны сдать по форме, дей­ство­вав­шей имен­но в 2017 году.

Что указывать в корректировочной справке по форме 2-НДФЛ

В ИФНС следует пред­ста­вить кор­рек­ти­ров­ку со всеми све­де­ни­я­ми, а не толь­ко с теми, в ко­то­рых ранее была до­пу­ще­на ошиб­ка.

При составлении корректирующей справки взамен ранее представленной в поле «Номер справки» указывается номер ранее представленной первоначальной справки (той, где содержится ошибка), а дата уже проставляется свежая.

В поле «Номер корректировки» указывается соответствующий номер корректировки (п. п. 2.5, 2.8 Порядка).

Представляются только те справки, которые скорректированы.

Признак корректировки в справке 2-НДФЛ

Номер кор­рек­ти­ров­ки в справ­ке 2-НД­ФЛ году по­ка­зы­ва­ет, сда­е­т ли организация в ИФНС пер­вич­ную справ­ку 2-НД­ФЛ или уже от­кор­рек­ти­ро­ван­ную (уточ­нен­ную).

Так, при по­да­че пер­вич­ной справ­ки по кон­крет­но­му физ­ическому ли­цу в поле «Номер кор­рек­ти­ров­ки» ста­вит­ся «00».

В поле «Номер корректировки», соответственно, указывается код «01», «02» и т.д. в зависимости от того, какая по счету корректировка.

Если за тот же пе­ри­од сда­е­тся вто­рая кор­рек­ти­ру­ю­щая справ­ка, то справке присваивается по­ряд­ко­вый номер — «02», и так далее в за­ви­си­мо­сти от ко­ли­че­ства кор­рек­ти­ро­вок.

Корректировка 99 в справке 2-НДФЛ

Если сдается аннулирующая справка взамен ранее представленной, то проставляется код «99».

На­при­мер, по ошиб­ке организация пред­ста­вила справ­ку на физическое лицо, ко­то­рое в отчетном году не по­лу­чало от организации доход. В этом случае справ­ку по форме 2-НД­ФЛ нужно не от­кор­рек­ти­ро­вать, а во­об­ще её ан­ну­ли­ро­вать.

Тогда в поле «Номер кор­рек­ти­ров­ки» следует по­ставить код «99».

Организация вернула работнику излишне удержанный НДФЛ.

При этом уточненную справку по форме 2-НДФЛ, подлежащую представлению в налоговые органы, следует заполнить следующим образом:

В разд. 2 в полях «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» указываются общие суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога соответственно. В поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывается не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма налога (п. п. 4.5, 4.6, 4.8, 4.9 Порядка).

Если налоговым агентом был произведен возврат налога, то, по нашему мнению, корректируются сведения в полях «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». При этом поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» справки по форме 2-НДФЛ не заполняется. Если при этом был произведен перерасчет суммы дохода, то необходимо скорректировать сведения в полях «Общая сумма дохода» и «Налоговая база».

В уточненную справку 2-НДФЛ необходимо включить все показатели — и исправленные, и те, что были верны.

• Образец заполнения справки 2-НДФЛ (новый бланк формы 2019 года по новым правилам)

  , 48442 загрузки

• Справка 2-НДФЛ 2019 в excel (бланк для выдачи физлицам)

  , 35911 загрузок

• Справка 2-НДФЛ 2019 год (бланк заполненный)

  , 25152 загрузки

• , 18901 загрузка
• , 10371 загрузка

Недавно прошла новость, что 2-НДФЛ отменят. Но, как оказалось, чиновники пока к этому не готовы. Ловите справочник по этой форме.

Бланк справки 2-НДФЛ на 2019 год — это документ, который должен быть под рукой у каждого бухгалтера. В первую очередь он необходим, чтобы отчитаться по итогам года перед yалоговой службой. Кроме того, его используют для выдачи сотрудникам, которые просят сведения о выплаченной заработной плате и перечисленном подоходном налоге.

Что изменилось

Отметим, что оба документа будут называться одинаково — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Но чтобы бухгалтеры не запутались, вносится небольшая корректировка:

• отчет, который организации и ИП должны направлять в налоговые органы, в названии имеет сокращение «форма 2 НДФЛ» и официальный номер в классификаторе налоговых документов — КНД 1151078;
• документ, который выдается физлицу, когда оно обращается на основании ст. 230 НК РФ, ни сокращений, ни номеров в КНД не имеет.

Поскольку назначение справок разное, они имеют различную структуру и порядок заполнения. И в Приказе ФНС об этом прямо заявлено. В форму, которую работодатели должны выдавать сотрудникам (приложение номер 5 Приказа ФНС), внесены минимальные изменения. В частности, из нее исключили строку о признаке, номере корректировки и коде ИФНС и реквизиты уведомления о предоставлении вычета. С нового года документ выглядит так:

Что касается отчета, который сдается в ИФНС с 2019 года, то в нем чуть больше изменений. Справка состоит из вводной части, двух разделов и одного приложения. В действовавшей ранее форме 2-НДФЛ было 5 разделов. Кроме того, налоговики удалили поля для указания ИНН физлиц и оставили только одно поле для уточнения вида уведомления, подтверждающего право на один из налоговых вычетов.

Отметим, что если вы заполняете отчеты для налоговиков в электронном виде и передаете их в ФНС через операторов, то особых изменений не заметите. Посредники обещают, что своевременно обновляют форматы, которые используют налоговые агенты при передаче данных о доходах и суммах подоходного налога физлиц. Что касается справок для работников, а такие обращения — не редкость, то необходимо использовать уже новые формы, чтобы не нарушать требования Налогового кодекса РФ.

Обращаем внимание, что с 01.01.2019 утратили силу:

Для подачи информации в Налоговую инспекцию Москвы, Санкт-Петербурга или другого региона воспользуйтесь нашими формами. Для доступа к ним регистрация или иные дополнительные действия не понадобятся: вся информация для читателей бесплатная. Заполнять документы в формате word, excel или каком другом, решать вам.

Образец заполнения в 2019 году

Теперь рассмотрим конкретный пример. ООО «Компания» должна сдать отчет в 2019 году на работницу Семенову О.А. по новым правилам. Для его заполнения необходимо следовать инструкции:

• В общих сведениях все довольно просто: ИНН, КПП, наименование организации или ИП, отчетный год, код ИФНС, код реорганизации и ИНН, КПП реорганизованной организации, код ОКТМО, телефон.
• Номер справки — это порядковый номер направленной в отчетном периоде формы.
• Признак (1, 2, 3, 4) — указывают в зависимости от оснований сдачи документа.
• Номер корректировки: 00 — первичная, 99 — аннулирующая. Все остальные от 01 до 98 — корректирующие отчеты.
• Данные о налогоплательщиках указывают из имеющихся у налогового агента документов.
• В разделе «Ставка налога» необходимо указать процент, по которому удержан НДФЛ. На сегодняшний день существуют три ставки: 13, 30 и 35%. Наиболее распространена ставка 13%. Применяется она для работников, имеющих статус резидента РФ.
• Сведения о суммах дохода и рассчитанном, удержанном налоге берут за весь отчетный период.
• Код вида уведомления (при условии, что выдано уведомление):
• цифру 1 ставят, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на имущественный вычет;
• цифру 2, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на социальный вычет;
• цифру 3, если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение подоходного налога на фиксированные авансовые платежи.
• Приложение заполняется по месяцам, в которых выплачивался доход или предоставлялся вычет. Отличий от действующего порядка заполнения этого документа нет.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ по новым правилам 2019 года

Форма для сдачи в ИФНС заполняется по каждому физическому лицу.

Каждый налоговый агент обязан обеспечить учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им вычетов, исчисленных и удержанных налогов. Для этого составляется налоговый регистр. Открывается он сразу при приеме сотрудника на работу. Регистр разрабатывается и утверждается самостоятельно налоговым агентом и содержит сведения:

• о физическом лице, его идентификационных данных (Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные, ИНН);
• видах и суммах доходов;
• предоставленных вычетах;
• суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налогов;
• датах удержания налога и его перечисления в бюджет, реквизитах платежных документов.

Именно данные этого налогового регистра будут использованы для заполнения форм. Обратите внимание, что если организация выплачивала сотруднику только пособие, не облагаемое НДФЛ (например, по уходу за ребенком до 1,5 лет), то справку в ИФНС сдавать не нужно.

Форматы сдачи

Когда численность компании составляет несколько человек, то 2-НФДЛ можно сдать в налоговую на бумаге. Если число физических лиц, получивших доход в компании, превысило 25 человек, то сдавать отчет придется только в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ) по телекоммуникационным каналам связи.

Для подготовки отчетов используется бесплатное ПО ФНС «Налогоплательщик ЮЛ». Чтобы отправить электронный отчет в ИФНС в электронном виде, необходимо заключить договор с уполномоченным оператором связи, получить электронно-цифровую подпись и установить программное обеспечение.

Сроки сдачи отчета

Учтите, что заполнить и предоставить 2-НДФЛ в налоговую инспекцию следует не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Поскольку это последняя дата, когда налоговые агенты передают сведения о доходах физического лица, исчисленном, удержанном и перечисленном налогах в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ). В этом случае в поле «Признак» указывают цифру 1. В 2018 году 1 апреля приходилось на воскресенье, поэтому последний срок сдачи переносился на 02.04.2018. Что касается 2020 года, то никаких переносов не предусмотрено.

За несвоевременную сдачу отчета предусмотрена ответственность в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ), то есть за форму, составленную на отдельного сотрудника. Также введена ответственность за предоставление справок с недостоверными сведениями. За каждый такой отчет придется заплатить штраф в размере 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ), и избежать его удастся только в том случае, если налоговый агент выявит и исправит ошибку до обнаружения ее налоговым органом.

Какие изменения претерпела форма в 2019 году

В основном изменения технические и не затрагивают порядок отражения доходов, вычетов и налогов:

• в разделе 1 появились сведения о реорганизации или ликвидации компании;
• из раздела 2 исключены сведения о месте жительства налогоплательщика;
• из раздела 4 исключаются упоминания об инвестиционных вычетах;
• в раздел 5 в строки подписи и удостоверяющего полномочия подписанта документа вводится упоминание о возможности подписания справки правопреемником.

Таким образом, заполнение основных разделов осталось прежним.

Образец заполнения справки в 2019 году

• В разделе 1 необходимо указать наименование налогового агента и его основные реквизиты: ИНН, КПП, код ОКТМО.
• В разделе 2 указываются сведения о физическом лице: его Ф.И.О., дата рождения и паспортные данные. Как было сказано выше, адрес места жительства указывать не требуется.
• В разделе 3 отражаются доходы налогоплательщика с градацией на месяц выплаты, код дохода, сумма.
• В разделе 4 следует указать сведения о налоговых вычетах, предоставленных физлицу.
• Общие суммы за год: доходы и вычеты физического лица, налоги исчисленные, удержанные и перечисленные в бюджет РФ — отражаются в разделе 5. Также здесь указываются реквизиты лица, ответственного за заполнение.
• Раздел 3 заполняется по каждой налоговой ставке. Например, если сотрудник является нерезидентом и получает дивиденды, то на него необходимо заполнить два раздела 3 и два раздела 5 справки. Отдельно — для оплаты труда по ставке 30% и отдельно — для дивидендов по ставке 15%, указав код дохода.

Образец справки 2-НДФЛ по форме 2018 года

Если компания в 2018 году выплачивала дивиденды учредителям — физическим лицам, то на них тоже необходимо составить справки и сдать их в ИФНС. Код дохода по дивидендам в отчете за 2018 год — 1010. Ставка налога может составлять:

• 13%, если участник — резидент;
• 15%, если участник — нерезидент РФ.

Если учредитель компании, получивший дивиденды, является резидентом РФ и одновременно получает заработную плату в компании, то дивиденды следует отразить в том же разделе 3, что и остальные доходы. Заполнять отдельный раздел 3 в этом случае нет необходимости.

Коллеги, согласитесь, краснота или минус в оборотно-сальдовых ведомостях всегда напрягают. В большинстве случаев это механическая ошибка бухгалтера, которую легко исправить в текущем периоде, например, с помощью наших рекомендаций. Ошибки прошлых периодов исправить тоже можно, но тут алгоритм действий посложнее. А вот минусы при расчете НДФЛ с зарплаты – это зачастую констатация факта. Например, у сотрудника вычетов больше, чем доход за месяц. Особенно четко это прослеживается в месяце увольнения работника. Что в этом случае делать бухгалтеру? Оставлять как есть? Или делать возврат НДФЛ? В этой статье расскажем, почему программа рассчитывает суммы с минусом и дадим рекомендации, как поступать в таких ситуациях при ведении учета в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 и в 1С: ЗУП ред. 3.1.

Рассмотрим такие ситуации сразу на практическом примере.

В январе на работу был принят сотрудник Иванов И.И.

У него четверо детей. Сумма стандартных вычетов на них в общей сумме составляет 8 800 руб.

Пусть в январе месяце сотрудник отсутствовал в период с 15 по 28 января.

В январе 2022 г. 16 рабочих дней. Сотрудник работал всего 6 дней (с 10 по 14 января и 31 января 2022 г.)

Посчитаем сумму заработной платы за январь 2022 г. по пропорции:

16 рабочих дней – 20 000 рублей

6 рабочих дней – Х

Х = (20 000 * 6) / 16 = 7 500 рублей

Итак, начисленная зарплата составила 7 500 рублей.

Напоминаем, что вычетов у сотрудников 8 800 рублей.

НДФЛ в январе месяце будет 0 руб., т.к. применились все стандартные вычеты на детей.

Остаток непримененных вычетов в первом месяце = 1300 рублей (7500 — 8800). Они переносятся на следующий месяц.

В январе месяце у сотрудника в регистрах по НДФЛ нет зафиксированного дохода, поэтому ТОЛЬКО в первом месяце вычеты будут применяться не в полной сумме и не будет отрицательного НДФЛ.

Продолжим пример дальше.

В феврале сотрудник отработал весь месяц и заработал 20 000 руб.

Программа рассчитала НДФЛ в сумме 1 287 рублей. Почему?

Потому что применились вычеты в сумме 10 100 руб. (1 300 руб. остаток непримененного вычета с января + 8 800 с февраля).

(20 000 – 1 300 – 8 800) * 13% = 1 287 рублей.

Далее в марте вновь зафиксировано отсутствие сотрудника с 1 по 28 марта.

31 марта сотрудник решил уволиться по собственному желанию.

Для расчета зарплаты обратимся к производственному календарю.

В марте 22 рабочих дня, из которых наш Иванов отработал всего 3.

Вновь посчитаем зарплату за март с помощью пропорции:

22 рабочих дня – 20 000 рублей

3 рабочих дня – Х

Х = (20 000 * 3) / 22 = 2 727,27 рублей.

Начисленная зарплата за март равна 2 727,27 рублей, компенсация за неиспользованный отпуск 2 928,04 рублей.

НДФЛ = — 409 рублей.

Давайте разберемся почему именно – 409 рублей?

Сначала немного законодательства.

Налоговый агент исчисляет НДФЛ на дату фактического получения дохода, то есть на дату увольнения в соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам по ставке 13%, за исключением доходов от долевого участия в организации, а также доходов, в отношении которых исчисление сумм налога производится в соответствии со ст. 214.7 НК РФ, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ).

При таком расчете в месяце увольнения у работника может образоваться переплата НДФЛ из-за превышения суммы стандартного налогового вычета на детей над суммой начисленного за тот же месяц дохода. Однако поскольку доходы работника рассчитываются нарастающим итогом, то и сумму вычетов также следует исчислять нарастающим итогом. Также в Письме Минфина России от 24.07.2014 N 03-04-06/36470 отмечается, что в пределах одного налогового периода производится суммирование налоговых вычетов. При этом в связи с увольнением работника остаток вычета не может быть предоставлен налоговым агентом в следующих месяцах налогового периода.

Налоговый агент должен сообщать работнику о каждом факте излишне удержанного налога.

Возврат излишне удержанного налога производится на основании заявления работника за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей как по указанному работнику, так и по иным работникам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Таким образом, в случае возникновения у налогоплательщика переплаты налоговому агенту рекомендуется запросить у него заявление о возврате налога.

Вернемся к нашему примеру.

Проверим рассчитанный НДФЛ за весь период работы сотрудника.

Вычеты за три месяца составили 26 400 рублей (8 800 * 3)

Доход с начала года = 33 155,31 рублей (7 500 рублей за январь + 20 000 за февраль + 5 655,31 рублей за март)

База для расчета НДФЛ = 6 755,31 рублей (33 155,31 – 26 400)

НДФЛ с начала года = 878 рублей (6 755,31 * 13%)

Удержанный НДФЛ составил 1287 рублей (в феврале)

Излишне удержанный НДФЛ = — 409 рублей (878 – 1287)

Сформируем отчет «Анализ НДФЛ по документам-основаниям».

Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ суммы НДФЛ, излишне удержанные из доходов налогоплательщика, должны быть возвращены налоговым агентом.

Поэтому сформируем документ «Возврат НДФЛ».

Теперь можем переходить к созданию ведомости на выплату окончательного расчета.

Важный нюанс! При автоматическом заполнении сумма к выплате автоматически (без документа «Возврат НДФЛ») увеличивается на сумму излишне удержанного налога. Если оставить ведомость с автоматическим заполнением, то не пройдет нужного движения по регистрам НДФЛ. И в отчетности по НДФЛ зависнет излишне удержанный налог.

Поэтому обязательно проверяем ведомость на наличие строки с документом-основанием «Возврат НДФЛ». Так же проверяем сумму к выплате по заработной плате. Она не должна быть увеличена на излишне удержанный налог.

Не забудьте окончательно проверить НДФЛ этого сотрудника после выплаты зарплаты.

Используем наш отчет по НДФЛ с установленной галочкой «Возврат налога». Арифметика простая: Удержанный налог – Возвращенный налог = Исчисленный налог.

Проверим справку 2-НДФЛ по сотруднику. Исчисленный налог равен удержанному. Этого мы и добивались.

Автор статьи: Татьяна Букаренко

Вариантов действий несколько:

1. Сделать документ «Возврат НДФЛ» (обычно к этому способу прибегают в декабре)

2. Зачесть переплату в счет будущих платежей (либо путем возврата суммы из налоговой, либо за счет своих средств, не дожидаясь возврата, который в будущем все равно придётся сделать).

Давайте посмотрим, что говорит нам об этом законодательство:

• Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ налоговый агент, обнаруживший излишне удержанный НДФЛ, обязан сообщить налогоплательщику об этом в течении 10 дней с момента обнаружения.

• После чего, физическое лицо должно написать заявление на возврат налога.

• Срок, в течении которого налоговый агент должен вернуть излишне удержанный НДФЛ составляет 3 месяца со дня получения заявления.

Исходя из этого, налоговый агент должен сделать выбор: либо уменьшить сумму к удержанию в будущем из доходов налогоплательщика, либо вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ.

Рассмотрим оба варианта на условном примере: сотрудник Иванов Иван Иванович работает в организации с 1 января 2022 года, оклад 20 000 руб. У него 4 ребенка, значит стандартных вычетов 8800 руб.

В марте сотрудник отработал 3 дня. Все остальные дни отсутствовал. Соответственно, заработок небольшой, вычетов много, образовывается отрицательный НДФЛ.

Посчитаем ему зарплату за март:

В марте 22 рабочих дня. Напоминаем, что оклад сотрудника 20 000 рублей.

20 000 руб. / 22 дня = 909,09 руб./день

3 * 909,09 = 2 727, 27 руб. – заработная плата сотрудника за три дня марта.

НДФЛ = (2 727, 27 – 8 800) * 13% = -789,45

Обращаем ваше внимание, что в первом месяце работы сотрудника, при превышении вычетов над доходами, отрицательный НДФЛ не образуется. Вычеты будут применены ровно в сумме заработной платы. Но относится это правило только к первому месяцу работы!

Вариант № 1 — Оформляем документ «Возврат НДФЛ»

Датой выплаты заработной платы сделаем документ «Возврат НДФЛ» (в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 этот документ есть в разделе «Зарплата и кадры» – «Все документы по НДФЛ» – «Создать» – «Возврат НДФЛ», а в 1С: ЗУП ред. 3.1 раздел «Налоги и взносы» – «Возврат НДФЛ»).

Почему Возврат НДФЛ делаем датой выплаты зарплаты?

Потому что концом месяца у нас будет несколько записей в регистрах и, если вдруг, вы решите пересчитать НДФЛ в документе «Начисление зарплаты», то НДФЛ может посчитаться совсем иначе.

Сформируем ведомость в банк на выплату заработной платы и убедимся в том, что сумма возвращаемого налога прибавилась к сумме к выплате.

В отчете обязательно должна быть активна галочка «Возврат налога», иначе можно ничего не понять и запутаться, будьте внимательны!

Видим, что все корректно, несмотря на «красноту», которая обычно пугает пользователей.

Сумма дохода за три месяца составила 30 227,27

Вычеты 8 800 * 3 = 26 400

НДФЛ = 30 227,27 – 26 400 = 498. Это наш исчисленный налог.

Удержано – 1 287

Считаем = 1 287 – 789 = 498

Исчисленный = Удержанному.

Все сделали верно.

При такой операции отчет 6-НДФЛ за 1-й квартал будет выглядеть так:

В Разделе 1 строки 030, 031 и 032 заполнятся датами возврата и суммой возвращенного НДФЛ.

В разделе 2 строка 190 заполнится также суммой возвращенного налога.

Порядок заполнения строки можно посмотреть в письме ФНС от 18.03.2016 № БС-4-11/4538, искать в письме следует строку 090 (строка возвращаемого налога в старой версии 6-НДФЛ).

Теперь давайте рассмотрим расчетный листок сотрудника и запомним, как он должен заполняться, если сделать возврат НДФЛ в месяце возникновения излишне удержанного НДФЛ. Обязательно будут строки:

• «Зачтено излишне удержанного НДФЛ» — строка формируется документом «Списание с расчетного счета» на основании ведомости на выплату зарплаты, где указан возвращаемый налог.

• «НДФЛ к зачету в счет будущих платежей» — строка формируется при возникновении отрицательного НДФЛ. Например, в документе «Начисление зарплаты».

ВАРИАНТ № 2 – Зачет переплаты НДФЛ в счет будущих платежей

В месяце образования отрицательного НДФЛ ничего не делаем и, соответственно, НДФЛ в выплате не удерживаем. Ведомость за март будет выглядеть следующим образом:

В 6-НДФЛ за 1-й квартал излишне удержанная сумма будет отражена по строке 180.

Расчетный листок будет только с одной строчкой – НДФЛ к зачету в счет будущих платежей (строка образуется в момент появления отрицательного НДФЛ, например, после проведения «Начисление зарплаты»).

Начислим зарплату за апрель, посмотрим на зачет НДФЛ.

Предположим, что в апреле сотрудник отработал весь месяц, зарплату начислили в размере оклада 20 000 руб.

НДФЛ посчитался со всей суммы с учетом вычетов. Плюс, если мы зайдем в расшифровку, то увидим, что программа увидела наш излишне удержанный налог. Это хорошо.

Сделаем ведомость на выплату зарплаты за апрель.

Начислено 20 000 руб. – 1 456 руб. (НДФЛ) = 18 544 руб. должен был бы получить сотрудник, если бы у него не было излишне удержанного налога. И при таких условиях НДФЛ к удержанию составил бы 1 456 руб.

Но, т.к. это не наш случай, то из суммы НДФЛ мы вычитаем излишне удержанный налог – 789 руб., и прибавляем к сумме выплаты. Итого, сотрудник должен получить 19 333 руб. за апрель.

Сумма исчисленная должна быть равна сумме удержанной.

Проверим 6-НДФЛ за полугодие.

В первом разделе будет отражаться сумма только удержанного налога, без какого-либо возврата.

Во втором разделе тоже все отразится верно без каких-либо уточнений о возвращенном налоге.

И посмотрим расчетный листок за апрель.

Появилась строка с излишне зачтенным НДФЛ после проведения документа «Списание с расчетного счета» на основании ведомости на выплату зарплаты, в которой возвращаем налог сотруднику путем уменьшения НДФЛ удержанного.

На этом наша статья подходит к концу. Мы рассмотрели оба варианта с отрицательным налогом. Но окончательное решение всегда остается за пользователем.

Надеемся, что эта публикация, как и многие другие, была для вас полезной!