новый порядок Выплаты отпускных с 2023 года

Специалисты IT-компании Lad, которые занимаются автоматизацией кадрового учета и зарплатного блока на базе программных продуктов 1С подготовили небольшую «шпаргалку», опираясь на самые популярные вопросы, которые поступают от заказчиков.

Страховые взносы с отпускных

Оплату отпуска нужно облагать страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также взносами на травматизм в обычном порядке.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении тоже облагайте взносами в полном объеме.

Новый законопроект Государственной думы

В 2022 году в Государственную думу внесли законопроект (№ 219349-8), касающийся срока выплат отпускных. Данный порядок предписывается в статье 316 Трудового кодекса РФ, согласно которой оплата отпуска осуществляется не позднее, чем за 3 дня до его начала. Нововведения относятся к ситуации, при которой работник предоставляет заявление на отпуск внепланово, а именно за три дня или ранее до его начала. В данных случае действуют два срока:

До изменения, в ситуации, когда работник подал заявление на отпуск с завтрашнего дня, работодателю приходилось ему отказывать или сначала оформлять отпуск за счет сотрудника, так как необходимо было успеть выплатить отпускные. Данная поправка дает работодателю возможность приспосабливаться к ситуации срочного ухода в отпуск по инициативе сотрудника и упрощает его согласование.

Таким образом, согласно действующему нормативно-правовому регулированию, отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала, при условии, что он был плановым, и заявление сотрудника сдано минимум, чем за 3 дня до его начала. Однако необходимо указать, что в Трудовом кодексе отсутствует ограничение на выплату отпускных заранее.

То есть отпуск необходимо выплачивать таким образом, чтобы до дня его начала оставалось три полных календарных дня. Например, если сотрудник будет находиться в отпуске с пятницы, то отпускные необходимо выплачивать во вторник.

Кроме того в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни использовать для расчета сроков выплаты отпускных. Общая практика такова, что срок исчисляют в календарных днях, то есть и в рабочих, и в нерабочих. Это также подтверждается письмом Роструда (от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1). Таким образом, если срок оплаты отпуска приходится на нерабочий день, то оплата должна быть произведена в последний рабочий день.

Также необходимо помнить, что сроки отпусков сотрудников отражают в графике отпусков, который нужно утвердить за две недели до начала года. Однако перед его составлением необходимо определить состав сотрудников, которые будут включаться в этот график.

Узнайте, какие акции и скидки на продукты «1С» доступны для вас прямо сейчас

Сравнение среднего дневного заработка с МРОТ

Дневной заработок за расчетный период нужно сравнить с минимальным, рассчитанным исходя из МРОТ. В 2023 году он равен 554,33 руб. (16 242 руб. : 29,3).

Если минимальный окажется больше, то в расчете отпускных нужно использовать его.

В случае если во время отпуска МРОТ вырос, то нужно будет пересчитать отпускные и доплатить разницу, приходящуюся на дни после повышения МРОТ.

Ключевые изменения в 2023 году

В трудовое законодательство внесены изменения: компании обязаны предоставить демобилизованному гражданину очередной отпуск в любое удобное время. Новые правила действуют с 21 сентября 2022 года. Право взять отпуск вне графика сохраняется за сотрудником, который вернулся с военной службы, в течение шести месяцев. При этом стаж работы не важен.

Количество дней отпуска, которые нужно предоставить демобилизованному, рассчитывают с учетом всего времени военной службы.

Например, если сотрудник был мобилизован 1 октября 2022 года, а вернется на работу 31 января 2023 (общий срок службы – 4 месяца), то к количеству дней отпуска, заработанных до призыва, нужно добавить 9 дней.

Дополнительно за мобилизованными сотрудниками сохраняется рабочее место со всеми положенными трудовыми гарантиями. В частности, если компания предоставляет дополнительные отпуска (например, за ненормированный рабочий день), то сотрудник вправе получить такой отпуск.

Кадровый документооборот по мобилизованным и прочим сотрудникам удобно вести в электронной форме. Это сокращает сроки оформления и согласования документов.

Попробуйте КЭДО прямо сейчас.

Отпуск с увольнением

Когда сотрудник хочет взять отпуск, а потом уволиться, работодатель вправе, но не обязан предоставить такой отпуск. Если работодатель идет навстречу работнику, он может заявить об отпуске с последующим увольнением в одном заявлении.

Датой увольнения при этом считается последний день такого отдыха, согласно ч. 2 ст. 127 ТК. Но рассчитаться с сотрудником нужно до его ухода в отпуск. Трудовую книжку и другие документы также передаются сотруднику в последний день перед уходом в отпуск.

Отпуск с последующим увольнением можно предоставить работнику всегда, кроме случая, когда сотрудника увольняют за виновные действия.

Только в этой ситуации сотруднику придется отказать в отпуске — вместо него надо выплатить компенсацию за неиспользованные дни.

Какие особенности расчета отпуска при увольнении

Если сотрудник не использовал отпуск за расчетный период перед увольнением, компания должна выплатить компенсацию за накопленные дни. Для этого не нужно писать заявление. Подробнее о выплатах при увольнении.

Формула расчета при этом простая: среднесуточный заработок умножают на количество неиспользованных дней отдыха.

Если работник отработал 11 месяцев, компенсацию по отпуску рассчитывают за полный год.

Расчет отпускных

Нерабочие праздничные дни, согласно производственного календаря не входят в количество оплачиваемых дней отпуска.

Если отпуск совпал с нерабочими праздничными днями, у работника увеличивается длительность отдыха. Количество оплачиваемых дней отпуска останется прежним.

Нерабочие региональные праздничные дни тоже не входят в количество оплачиваемых дней отпуска. Это следует из статей 22, 120 ТК, статьи 4 закона от 26.09.1997 № 125-ФЗ. Однако в региональном документе могут быть установлены специальные положения о том, что праздник не исключается из отпуска.

Если в вашем регионе есть дополнительные нерабочие праздничные дни, лучше уточнить, что написано в региональном документе.

Когда в расчетном периоде есть дополнительные выходные из-за переноса выходных дней, то они не влияют ни на длительность отдыха в отпуске, ни на количество оплачиваемых дней отпуска. Это обычные выходные дни.

Период отпуска работник указывает в заявлении, при этом он может указать точные даты начала и окончания отпуска, в этом случае длительность отдыха и количество оплачиваемых дней отпуска может отличаться.

В приказе на отпуск отражают даты начала и окончания общего периода отдыха сотрудника без исключения праздников.

Количество дней отпуска записывают то, которое нужно оплатить. В него не входят праздники. Никаких пояснений о расхождении периода отдыха и количества дней отпуска в приказе делать не надо. Разница обоснована нерабочими праздничными днями.

Премии в расчете отпускных

При расчете среднего заработка для отпускных учитываются премии, которые одновременно отвечают двум условиям:

Порядок учета премий должен быть прописан в коллективном договоре, положении о премировании или отдельном приказе руководителя компании.

В расчет среднего заработка для отпускных могут входить месячные, квартальные и годовые премии. Об этом подробно прописано в п. 15 положения № 922.

Учет премий — это, пожалуй, самый сложный участок расчета отпускных. И к тому же с весьма неочевидными правилами. Потому возникает резонный вопрос: а можно ли упростить эти правила, разработав собственные?

Скорее, да, но только если правила расчета прописываются с учетом интересов сотрудников. Ведь отпуск работнику гарантирует ТК. И в нем же прописан общий порядок расчета среднего заработка.

Вместе с тем статья 8 ТК запрещает ухудшать положение работников по сравнению с теми нормами, которые гарантирует кодекс. Улучшать же его можно сколько угодно.

Чтобы свести риск к минимуму, необходимо прописать свою методику расчета отпускных в коллективном договоре или в положении об оплате труда.

Больничный лист в отпуске

При расчете отпускных расчетный период может включать периоды временной нетрудоспособности, в том числе по карантину на основании больничного листа. Эти промежутки времени при расчете среднего заработка для отпускных не учитываются.

Аналогичным образом не учитываются суммы, начисленные по больничным листам.

Работодатель должен оплатить больничный лист сотрудника, который заболел в оплачиваемом отпуске. Сам отпуск переносится или продлевается.

Основанием для переноса отпуска может быть заявление сотрудника о переносе дней отпуска. Чтобы продлить отпуск, как правило, достаточно устного сообщения работника о болезни. На основании этого сообщения издается приказ о продлении отпуска.

Не оплачивается больничный лист, если в отпуске заболел не сам работник, а его ребенок. Пособие положено только за период ухода, который не совпадает с отпуском.

Если больничный лист выдан в связи с карантином, пособие также не назначают. Во всех этих случаях отпуск не переносят и не продлевают.

Больничный, который приходится на дни отпуска без сохранения зарплаты, оплате также не подлежит.

Учет простоев

При определении отпускных расчетный период может включать периоды простоя и отпуска за свой счет. Все эти промежутки времени при расчете среднего заработка для отпускных также не учитываются. Аналогичным образом не учитываются суммы, начисленные за период простоя.

Неполное рабочее время и МРОТ

Сотрудникам, которые работают в режиме неполного рабочего времени, полагается точно такой же отпуск, как тем, кто работает на полную ставку. Стандартная продолжительность ежегодного отпуска – 28 дней.

Когда сотрудник работает как внешний совместитель на полставки, ему все равно надо предоставить 28 дней отпуска в году. Такие правила предусмотрены в ТК.

Если в течение года до отпуска работник трудился в режиме неполного дня или неполной недели, в расчет берутся все выплаты, которые были начислены ему в расчетном периоде. Далее по стандартному алгоритму – определяется средний дневной заработок в зависимости от того, полностью или нет отработан расчетный период.

С 1 января 2023 года федеральный МРОТ составляет 16 242 руб. Если работник трудится в режиме неполного дня или недели, сравнивается средний заработок с «неполным» МРОТ.

Например, когда сотрудник работает на полставки, средний заработок для расчета его отпускных не может быть меньше 8121 руб. (16 242 руб. × 0,5).

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ

В 6-НДФЛ включите только те отпускные, которые вы фактически выдали. Например, в поле 020 раздела 1 расчета за полугодие укажите налог, удержанный с отпускных за последние 3 месяца отчетного периода (апрель, май и июнь). А в полях 021 – 023 отразите НДФЛ, который нужно перечислить по первому, второму и третьему срокам уплаты налога для этого отчетного периода.

Компенсацию за неиспользованный отпуск отразите в 6-НДФЛ в полном размере.

При заполнении расчета за 2023 год сведения об отпускных, компенсациях за неиспользованный отпуск и НДФЛ с них укажите также в справке о доходах и суммах налога физлица. К примеру, для отпускных укажите код дохода 2012, а для компенсации – 2013.

Расчет сроков выплаты отпускных

Исходя из вышеизложенного, отпускные необходимо выплачивать за три полных календарных дня до начала отпуска. При нарушении этих правил предусмотрена плата процентов за задержку и штрафов (письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Однако существует неясность в случае, когда сотрудник уходит в отпуск с понедельника. В соответствии с правилами расчет и оплата отпускных в данной ситуации должны производиться не позже четверга, так как выплата в пятницу опасна за счет противоречий в судебной практике.

Ранее Роструд уточнял, что при начале отпуска в понедельник отпускные можно оплачивать в пятницу или четверг. Это подтверждается письмами от 06.06.2018 № TЗ/3464-6-1 и от 30.07.2014 № 1693-6-1. Кроме того есть решения судей, которые гласят, что сам день оплаты отпускных засчитывается в трехдневный срок (определения Кемеровского областного суда от 26.01.2017 № 33-942/2017 и Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33-3731/2015, решение Московского городского суда от 18.02.2014 № 7-764/14).

Однако выплачивать безопаснее в четверг, так как есть противоположные решения судей, гласящие, что перед началом отпуска помимо дня оплаты отпуска должно быть как минимум еще три полных календарных дня. Это подтверждается решениями Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21-46/2018, определении Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864.

Даже при условии, что работник отдельно укажет в заявлении на отпуск, что получение им выплат может быть после законодательно установленного срока, это не будет мешать подаче претензии, и работодатель будет оштрафован.

Порядок выплаты и обложения отпускных у бюджетных организаций

Бюджетные организации рассчитывают, выплачивают, облагают налогами и страховыми взносами отпускные так же, как и коммерческие организации. Однако есть особенности.

К примеру, в расходах на оплату труда они учитывают только те затраты, которые связаны с приносящей доход деятельностью и произведены за ее счет.

Оформление отпуска

Рассмотрим сначала, когда выгодно брать отпуск, а когда можно потерять в деньгах.

Присоединять ежегодный отпуск к праздникам удобно, но финансово невыгодно. В такие периоды сотрудник получает меньше обычного за месяц, в котором был отпуск и, соответственно, потеряете в деньгах. Если отпуск можно перенести, то лучше это сделать.

А когда в отпуск идти выгодно?

Ниже 2 варианта — как определить, в каком месяце выгоднее взять отпуск.

1 вариант. Если в месяце есть праздничные дни, то количество рабочих дней уменьшается.

Чем меньше рабочих дней в месяце, тем больше зарплата за один рабочий день, поэтому зарплата за месяц вместе с отпускными будет ниже обычного оклада.

2 вариант. Выгоднее брать отпуск в месяце, где большее количество рабочих дней.

Чем больше рабочих дней в месяце, тем меньше зарплата за один рабочий день. В 2023 году больше всего рабочих дней в августе — 23 рабочих дня.

Также сотрудники могут получить больше, чем обычный оклад за месяц, если прибавят к отпуску один или два выходных. Например, в месяце, где 20 рабочих дней, работодатель оплатит 18 дней из оклада, а 4 дня отпуска – из среднего заработка.

В сумме это получится выше обычной зарплаты. В этом случае сотрудник потратит 2 дня отпуска на выходные, но в деньгах выиграет.

Если во внутренних локальных актах работодателя предусмотрена обязанность написать заявление, то это нужно сделать в установленные организацией сроки.

Заявление на ежегодный отпуск составляют в произвольной форме. В законодательстве нет требования о том, чтобы сотрудники писали заявления на отпуск.

Если сотрудник идет в отпуск по утвержденному графику, то брать заявление не обязательно. Но лучше это сделать, чтобы своевременно рассчитать и выплатить отпускные.

Иногда бывает, что сотрудник просит предоставить отпуск авансом.

В этом случае, при увольнении работодатель может удержать средства за неотработанные дни отпуска, но не более 20% от суммы окончательного расчета.

Это прописано в ст.138 ТК. Если не хватает таких средств и сотрудник отказывается добровольно погасить задолженность, то работодатель может попробовать взыскать средства через суд. Чтобы минимизировать риски, можно попросить сотрудника, написать заявление с обязательством вернуть отпускные за неотработанный отпуск.

Очередность оплачиваемых отпусков обычно определяется ежегодно на основании графика отпусков.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для сотрудника, так гласит ст. 123 ТК. Его составляют до начала года.

Работодатель не вправе отказать сотруднику в ежегодном отпуске, если он берет его по графику. Но есть категории работников, которые могут уходить в отпуск в любое удобное время:

Изменить дату ежегодного отпуска по графику отпусков можно только по договоренности между сотрудником и работодателем. В ст.124 ТК написано, что инициатором переноса может быть как работодатель, так и сотрудник.

Выплата отпускных осуществляется так, чтобы оставалось еще 3 полных календарных дня до начала отпуска. Если нарушить правила выплаты отпускных, организации придется заплатить проценты за задержку и штраф.

Платежное поручение  на отпуск оформляется по тем же правилам, что и платежное поручение на зарплату.

В поле 20 указывают код «1». Он означает, что с данной выплаты можно взыскивать суммы по исполнительным листам в пределах ограничений статьи 99 закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ.

В поле 24 отражается назначение платежа — выплата отпускных. Прописывается сумма отпускных и реквизиты документа, на основании которого сотруднику перечислили отпускные.

Если перед выплатой с отпускных взыскали сумму по исполнительным листам, укажите эту сумму также в платежном поручении по специально установленным правилам.

Вне зависимости от применяемой системы налогообложения необходимо удержать НДФЛ с отпускных при их выплате. Это обязывает всех работодателей делать абз.15 п.1 ст. 217 НК. Н ДФЛ надо перечислить в бюджет в составе единого налогового платежа (ЕНП) в общие сроки, которые установлены законом от 14.07.2022 №263-ФЗ, и предусмотрено  п. 6 статьи 226 НК.

С отпускных также начисляются страховые взносы в ИФНС и взносы на травматизм.

Страховые взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование в ИФНС необходимо перечислить не позднее 28 числа следующего месяца.

Взносы на травматизм перечисляются  в Социальный фонд не позднее 15 числа следующего месяца.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсацию за неиспользованные дни отпуска сотрудник может получить только при увольнении. Сумму компенсации рассчитывают по тем же правилам, что и отпускные.

Если работник продолжает трудиться, заменить компенсацией можно только дни его дополнительного или удлиненного отпуска. Но не все. Например, нельзя компенсировать деньгами дополнительные отпуска беременным и несовершеннолетним.

Определение расчетного периода

Расчетным является период в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Так, для отпуска, который начинается 8 августа, расчетным будет период с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.

Из расчетного периода исключается время, когда сотрудник (п. 5 положения № 922 от 24.12.2007):

Если в расчетный период у сотрудника не было заработка вообще, то берется предшествующий ему 12 месячный период.

НДФЛ с отпускных в 2023 году

Налог удержите на дату оплаты отпуска.

Сроки уплаты НДФЛ с отпускных общие, к примеру:

Напомним, что такие сроки действуют с 1 января 2023 года.

Если отпуск переходящий, НДФЛ удержите и перечислите в общем порядке.

НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении также нужно удержать со всей суммы. Основание расторжения договора – сокращение штата, по собственному желанию или др. – значения не имеет.

Срок выплаты отпускных

Сроки выплаты отпускных в 2023 году не изменились. Перечислите их минимум за 3 календарных дня до начала отпуска. Если день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, перечислите средства накануне. Их можно выдать и с зарплатой, важно не пропустить срок. За выплату отпускных не вовремя грозит ответственность.

При расторжении трудового договора компенсацию за неиспользованный отпуск по общему правилу нужно выдать в день увольнения.

Как рассчитать количество дней отпуска

Стандартный отпуск — 28 дней в году. То есть за полностью отработанный месяц сотрудник накапливает 2,33 дня.

При расчете длительности отдыха учитывают в первую очередь то, отработаны ли полностью месяцы за год. Сотрудник мог брать больничные или уезжать в командировку.

Если сотрудник работал не весь месяц, действуют такие правила начисления отпускного стажа:

Например, сотрудник проработал в компании 11 месяцев и решил взять отпуск за накопленное количество дней. 11 × 2,33 = 25,63 дня. Длительность отдыха не округляют, поэтому работник уходит в отпуск на 25 дней.

Выходные и праздники значения не имеют. Если работник заболел в январе, но больничные пришлись на праздничные, месяц считают полностью отработанным.

Штрафы за нарушение срока выплаты отпускных

При первом нарушении правила трех дней трудовая инспекция будет штрафовать на следующие суммы:

Если зафиксировано повторное нарушение, суммы будут следующие:

Должностные лица кроме данных штрафов попадают под уголовную и дисциплинарную ответственность в соответствии со ст. 145.1 УК РФ и ст. 192 ТК РФ. Также при задержке выплаты отпускных сотруднику в обязательном порядке, независимо от причины, выплачивается компенсация.

Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?

Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.

Выплата отпускных

Перечислить сотруднику отпускные необходимо не позднее, чем за 3 календарных дня. Узнать дату начала отпуска можно в графике отпусков или в заявлении работника. Например, если сотрудник уходит в отпуск в понедельник, то отпускные ему нужно перечислить не позднее четверга.

Если дата выплаты выпадает на выходной или праздничный день, деньги нужно перечислить работнику накануне (письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ-20884-6-1).

Научитесь заполнять ЕФС-1 по договорам ГПХ

Когда сдавать, какие разделы заполнять и за кого

Получите бесплатный гайд по ЕФС-1

Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail

Правила предоставления отпусков в 2023

Большинство сотрудников в 2023 году имеет право получить ежегодные очередной отпуск длительностью 28 календарных дней.

При этом некоторым работникам полагается более продолжительный отдых.

Например, сотрудники младше 18 лет имеет право на отпуск в 31 календарный день, работающие инвалиды (независимо от группы) могут получить 30 дней отпускных. Для работников имеющих ученую степень кандидата наук положен отпуск 36 рабочих дней, а для докторов наук – 48 рабочих дней.

Очередность предоставления отпусков в 2023 году определяется графиком отпусков. График формируется организацией самостоятельно, на основании пожеланий сотрудников. Важно отметить, что подписанный график является обязательным к исполнению как работниками, так и работодателем.

При этом по личным обстоятельствам работник имеет право переносить дни оплачиваемых выходных. Для этого необходимо составить заявления на перенос дат и согласовать его с руководством. На основании этого документа будет скорректирован график.

Некоторые категории сотрудников имеют право получить отпуск вне утвержденного графика. К ним относятся несовершеннолетние работники, внешние совместители, беременные сотрудницы. Аналогичное правило предоставления отпусков действуют для сотрудников, которые были отозваны из предыдущего отпуска, почетных доноров, многодетных родителей (при наличии ребенка младше 14 лет).

В 2023 году продолжает действовать правило дробления отпусков: сотрудник имеет право отправиться отдыхать сразу на все дни, которые ему положены, а может – делить их на части. Основное правило – чтобы хотя бы одна часть отпуска была 14 календарных дней и более. Оставшуюся часть можно делить на любое количество дней.

В электронный документооборот можно перевести все документы по отпускам – от графика до оформления. Каждому сотруднику предоставляется свой личный кабинет. Сотрудники смогут сами запрашивать и скачивать документы: справки о доходах, для пособий, копию трудовой. Кадровики освободят себя для выполнения других задач.

Переходите на КЭДО с компанией «Бизнес-легко!».

Определение заработка за расчетный период

В средний заработок за расчетный период включаются следующие выплаты (п. 2 положения № 922 от 24.12.2007):

Премии и повышение зарплаты учитываются в особом порядке:

Для расчета коэффициента индексации оклад после повышения нужно разделить на оклад до повышения. Если оклад повышен в расчетном периоде, нужно проиндексировать все выплаты, начисленные до этого, а если оклад повышен после расчетного периода до начала отпуска, то индексации подлежат выплаты за весь расчетный период.

Не включаются в расчет среднего заработка следующие выплаты (п. 3, 5 положения № 922 от 24.12.2007):

Если отпуск предоставляется в первом месяце работы, то учитываются выплаты за этот период, а если выплат за расчетный период не было вообще, то исходя из оклада (тарифной ставки).

Отчитывайте в контролирующие органы быстро и без ошибок с помощью сервиса сдачи электронной отчетности Такском. Автоматическая проверка на ошибки и умный календарь бухгалтера избавят вас от риска сдачи некорректного отчета с опозданием.

Расчет отпускных в 2023 году

Отпускные нужно посчитать за каждый день отпуска исходя из среднего дневного заработка. Расчет зависит от того, в каких днях вы предоставляете отпуск – календарных или рабочих.

Если отпуск выпадает на нерабочие праздничные дни, за них отпускные не рассчитывайте. А вот выходные дни оплатите, если отпуск в календарных днях.

Учтите: оплата за каждый день отпуска не должна быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Напомним, что последний с 1 января 2023 года увеличен до 16 242 руб.

Отпуск с последующим увольнением оплатите в обычном порядке. Если при увольнении у сотрудника есть неиспользованный отпуск, то за него нужно рассчитать компенсацию.

Налог на прибыль и отпускные

Если вы используете метод начисления, то отпускные при расчете налога на прибыль вы можете учесть, как и другие расходы на оплату труда, по мере начисления.

Если у вас есть резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то отпускные списывайте за счет него. Учтите, что формирование такого резерва — ваше право, а не обязанность.

При кассовом методе отпускные включайте в расходы при их выплате сотруднику.

Отметим, включить в расходы по налогу на прибыль можно только те отпускные, которые вы выдали по закону (например, для оплаты основного или допотпуска).

Компенсацию за неиспользованный отпуск также учитывайте в расходах на оплату труда в зависимости от метода учета доходов и расходов.

Обратите внимание, списывать компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва на оплату предстоящих отпусков нельзя.

Расчет среднего дневного заработка

Расчет среднего дневного заработка производится отдельно для полных и неполных месяцев.

Расчет для полностью отработанного года

Если в расчетный период сотрудник отработал полностью все 12 месяцев, то средний дневной заработок будет определяться по формуле:

СДЗ = ЗРП : 12 : 29,3

СДЗ — средний дневной заработок.

ЗРП — заработок за расчетный период (как он определяется, рассказано выше).

12 — количество полных месяцев расчетного периода.

29.3 — расчетный коэффициент (среднемесячное количество дней).

Он рассчитывается по формуле:

(365 — 14) : 12

365 — количество дней в году.

14 — количество праздничных дней.

Коэффициент 29.3 не меняется даже в високосный год. Это значение установлено на законодательном уровне и самостоятельно его рассчитывать не нужно.

Пример расчета СДЗ для полностью отработанного расчетного периода

Например, средний заработок сотрудника за 12 месяцев расчетного периода составил 920 000 руб. Средний дневной заработок для расчета отпускных такому сотруднику составит 2 616, 61 руб.

920 000 : 12 : 29,3.

Расчет для периода, в котором есть неполные месяцы

Если в расчетном периоде присутствовали неполные месяцы (когда сотрудник, например, был в отпуске или на больничном) средний дневной заработок рассчитывается по другой формуле:

ЗРП : КОД

КОД — количество отработанных в расчетном периоде дней. Оно рассчитывается отдельно за полные и неполные месяцы.

За полные месяцы КОД рассчитывается по формуле:

Количество полных месяцев, отработанных в расчетном периоде х 29.3

За неполные месяцы КОД рассчитывается по формуле:

Отработанные календарные дни в неполном месяце: число календарных дней в этом месяце х 29.3

Например, сотрудник уходит в отпуск на 15 дней с 28 мая 2023 года. Средний заработок за расчетный период 920 000 руб.

В расчетном периоде он один раз был на больничном: в августе 2022 года — 5 дней и в декабре 2022 года — 12 дней.

Порядок расчета отпускных в 2023 году

Расчет отпускных производится в следующем порядке:

Для отпускных расчетный период считается иначе, чем, например, для пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам. В расчет берется не два года, а один.

В средний заработок сотрудника за расчетный период включаются все выплаты, начисленные за трудовую деятельность.

Не входят в него различные социальные пособия и выплаты.

Средний дневной заработок = заработок за расчетный период: количество дней, отработанных в нем.

Средний дневной заработок нужно сравнить с минимальным, который рассчитан исходя из МРОТ. Если фактический окажется меньше, берется дневной заработок по МРОТ.

Свои нюансы имеет расчет отпускных для сотрудников, которые отработали в компании неполный год.

Отпускные нужно перечислить сотруднику в установленный срок. Если этого не сделать, сотрудник может потребовать перенести отпуск на другой период.

Какие особенности в расчете отпускных в 2023 году

Не все выплаты, которые сотрудник получает от работодателя, входят в зарплату. Поэтому некоторые платежи могут не учитывать при расчете отпускных.

При расчете учитывают:

Не учитывают при расчете выплат:

За счет надбавок отпускные могут оказаться выше, чем обычная ежемесячная зарплата работника.

Расчет отпускных производится по формуле:

Средний дневной заработок х количество дней отпуска.

Пример расчета отпускных

Степанов В. С. берет отпуск с 28 мая на 14 дней. За расчетный период ему была выплачена зарплата в размере 965 500 руб., отпускные в сумме 58 660 руб. и больничный в размере 16 540 руб.

Степанов был в отпуске 21 день в сентябре 2022 года и на больничном 5 дней в феврале 2023 года.

Данные для расчета

Шаг 1. Сравниваем средний дневной заработок с минимальным.

Он превышает СДЗ, рассчитанный из МРОТ, поэтому оставляем его.

Шаг 2. Рассчитываем отпускные.

2 965, 48 руб. х 14 = 41 516,72 руб.

Размер отпускного пособия, которое нужно будет выплатить Степанову, составит 41 516, 72 руб.

Пошаговый алгоритм предоставления отпуска

Типовой порядок предоставления отпуска включает ряд обязательных шагов. На старте процесса необходимо в письменной форме проинформировать сотрудника о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска. Уведомление направляется, при условии, что сотрудник планирует отдых по утвержденному графику.

Срок информирования – две недели до начала отпуска. Формы и способы извещения определяются компанией самостоятельно, это могут быть отдельные документы (уведомления, ознакомительные листы, ведомости). Независимо от формы документа, в нем должны быть как минимум две подписи: представителя работодателя и непосредственно сотрудника.

Если работник хочет использовать отпуск вне графика – он обязан составить заявление в произвольной форме. Срок направления этого документа в кадровую службу законодательно не установлен. Минимально возможный срок – за три дня до предполагаемого начала отпуска, это связано с обязательством работодателя выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня.

Чтобы не было споров с сотрудниками и контролирующими службами, компания имеет право установить в локальных документах минимальный срок подачи заявления на отпуск.

Например, в коллективном договоре указать, что заявление должно быть направлено в отдел кадров минимум за 10 календарных дней до начала отпуска.

Второй шаг в процессе – составление приказа о предоставлении отпуска и его подписание у руководителя компании. Формат этого документа выбирается организацией самостоятельно: можно использовать типовую форму, можно – индивидуальный шаблон. Обязательными реквизитами являются сведения о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение и должность), информация об отпуске (даты начала и завершения, длительность), а также – общие реквизиты (дата приказа, его номер, сведения о компании-работодателе).

Следующий шаг – ознакомление работника с приказом. Он обязан подписать приказ в соответствующей графе и указать дату ознакомления.

Финальный этап предоставление отпуска – расчеты с сотрудником по денежным выплатам. Работодатель обязан рассчитать сумму к выплате, и, при необходимости, оформить записку-расчет. Основание для составления расчета является приказ о предоставлении отпуска. Справку-расчет должны подписать представитель кадровой службы и бухгалтер, составивший документ.

Шаблон документа должен быть утвержден заранее: используется либо типовая форма Т-60, либо самостоятельно разработанный шаблон.

Отпускные нужно выплатить минимум за три календарных дня до начала отпуска. Если окончание периода выплаты выпадает на выходной или праздничный день, отпускные надо выплатить накануне – в последний рабочий день.

Нарушение порядка выплаты отпускных влечет наложение административного наказания. За первичное нарушение будет штраф на организацию – до 50 тысяч рублей. Предприниматель или руководитель будет обязан заплатить от 1 000 до 5 000 рублей. Повторное нарушение будет наказываться более существенными штрафами.

«Бизнес-легко!» предоставляет готовые решения для бизнеса. Кадровый ЭДО для отдела кадров и HR-менеджеров обеспечит создание документов, ведение учета отпусков, командировок и хранение личных дел.

Упростите себе работу — перейдите на КЭДО

Поможет чек-лист с понятными инструкциями.

Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно

Чтобы получить чек-лист, заполните форму:

Резерв на оплату отпусков

Правила создания резерва на оплату отпусков в 2023 году не изменились. В бухучете формировать резерв на отпуска обязаны все организации.

Исключение – субъекты малого и среднего предпринимательства, которые применяют упрощенные методы учета. В налоговом учете у организаций нет обязанности создавать резерв.

Этот вопрос каждая организация, которая применяет метод начисления, решает самостоятельно. При кассовом методе резерв не создают.

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

В некоторых случаях отпуск могут компенсировать сотруднику деньгами:

Нельзя компенсировать отпуск деньгами:

Например, сотруднику полагается 31 день отпуска в 2023 году. Он оформил отпуск на 28 дней. Если до конца года он не израсходует оставшиеся 3 дня, их перенесут на следующий год. В 2024 году у него снова будет 31 день отпуска и еще 3 дня с 2023 года. Но он может написать заявление на компенсацию оставшихся дней деньгами.

Какие особенности в расчете для сотрудников с гибким графиком

Форма расчета отпускных меняется, если сотрудник работает по неполному графику. Если не все месяцы за расчетный период отработаны полностью, нужно сначала вычислить количество месяцев, когда сотрудник трудился все дни. Это число умножают на 29,3 — стандартное количество дней в полностью отработанном месяце.

Затем отдельно вычисляют количество рабочих дней по месяцам по такой формуле:

О / К × 29,3
О — число отработанных за месяц дней;
К — число календарных дней в месяце.

Полученные числа по месяцам суммируют, прибавляют и все полностью отработанные месяцы. Получается количество полностью отработанных дней в году. После этого заработную плату за расчетный период делят на число отработанных дней. Среднесуточную зарплату умножают на количество дней отпуска.

Для сотрудников с гибким графиком в отпуск включают и выходные дни. Но нерабочие праздники не входят в отпуск.

Можно ли оформить отпуск перед увольнением

Перед увольнением сотрудник может написать заявление и использовать отпуск, который ему полагается. Но дадут его или нет, зависит от работодателя. Если он не подпишет заявление на отпуск с последующим увольнением, тогда придется оплачивать сотруднику неиспользованные дни отдыха.

При выходе в отпуск перед увольнением датой прекращения трудового договора считают не последний день перед выходом на отдых, а последний день отпуска. Но выплатить все полагающиеся сотруднику платежи и отдать трудовую книжку нужно еще до начала отдыха.

Если сотрудник передумал увольняться, еще до начала отпуска он может отозвать заявление на увольнение. Невозможно вернуть заявление только в том случае, если работодатель уже пригласил переводом нового работника.

Отпуск многодетным

Сотрудникам, которые имеют трех или более детей до 18 лет, отпуск нужно давать в удобное для них время до достижения младшим из детей 14 лет или одному из старших — 18.

Как только младшему исполнилось 14 или одному из старших – 18, сотрудник теряет право на льготу.

Согласовать новую дату отпуска с работодателем многодетные сотрудники могут в общем порядке. Чтобы изменить дату отпуска, необходимо попросить заявление у многодетного сотрудника, который имеет право на отпуск в удобное для него время. Это регламентировано ст. 262.2 ТК.

Работодатель не вправе отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска. Затем оформляются дни отпуска как обычно и издается приказ о предоставлении сотруднику дней отпуска. Если оформляете отпуска приказами, внесите сведения об отпуске в личную карточку, график отпусков и табель.

Частые вопросы

Что будет работодателю, если он не даст отпуск сотруднику?

Если работодатель откажет в отпуске сотрудникам, ему придется выплачивать штраф. Для руководителей или ИП — предупреждение или штраф от 1 до 5 тысяч рублей, для малого предприятия — предупреждение или штраф от 1 до 5 тысяч рублей, для средней или крупной компании — от 30 до 50 тысяч рублей. При повторном нарушении сумма штрафа увеличивается. Повторным считается нарушение, допущенное в течение года после первого.

Какой период рассчитывают для начисления отпускных?

Для начисления отпускных используют 12 месяцев, предшествующих отдыху. Например, сотрудник берет отпуск с 1 сентября 2023 года, тогда при расчете учитывают период с 1 сентября 2022 года по 31 августа 2023 года.

Когда можно взять отпуск в первый раз после устройства на работу?

В первый раз после устройства на работу сотрудник может уйти в отпуск через 6 полных месяцев.

В какие месяцы выгоднее уходить в отпуск?

Месяцы с большим количеством праздников и выходных обходятся дороже, поэтому лучше работать, иначе можно потерять в доходе. Чтобы получить хорошие отпускные, выгоднее брать отпуск с максимальным количеством рабочих дней по производственному календарю. Обычно это такие месяцы как март, август и октябрь.

Сколько дней отпуска полагается несовершеннолетним работникам?

Для несовершеннолетних сотрудников отпуск должен длиться не менее 31 дня в году.

Когда работник может оформить отпуск

Стандартный отпуск длится минимум 28 дней. Его оформляют сразу на весь срок или разбить на несколько раз в году. Но минимальная продолжительность одной из частей — 14 дней.

Работникам, которые только устроились, отпуск можно взять впервые через полгода. Для сотрудников, которые работают на одном месте уже больше года, доступен отдых с выбором периода. Если работник не уходит в отпуск больше 2 лет, это считается нарушением статьи 122 Трудового Кодекса РФ.

Если сотрудник трудоустроен по срочному договору на сезонной работе, отпуск ему все равно полагается. Его длительность рассчитывают исходя из количество отработанных месяцев. За каждый месяц полагается примерно 2 дня отдыха.

Отпуск увеличивается несколькими способами: за счет дополнительных дней или удлиненного основного отпуска.

Удлиненный отпуск подразумевает, что в течение года сотрудник накапливает больше, чем два дня в месяц. Такой отдых полагается:

При этом складывать отпуска нельзя, можно выбрать максимальный. Например, педагог-инвалид может выбрать 30 дней отдыха или 42 дня.

Дополнительные дни прибавляют к основному отпуску. На надбавку претендуют только некоторые категории:

Получить отпуск, длиннее стандартных 28 дней можно только этими двумя способами.

Как рассчитывают отпускные с учетом премиальных выплат

Чтобы правильно рассчитать отпускные, нужно вычислить доход сотрудника и число дней, которые он отработал.

Для расчета дохода используют предыдущие 12 месяцев до отпуска. Если отпуск начинается в октябре, то расчетный период — с 1 октября предыдущего года по 30 сентября текущего. В расчет включают все платежи, которые входят в список учитываемых.

Разберем подробнее премиальные выплаты. Премию учитывают в том случае, если ее начислили за год, предшествующий отпуску. При этом не имеет значения, когда именно ее начислили: в расчетном периоде или после него.

Для начисления зарплаты и отпускных можно оформить дебетовую карту УБРиР My Life.

Например, сотрудник уходит в отпуск 1 апреля 2023 года. В расчет берут период с 1 апреля 2022 года по 31 марта 2023 года. За этот период сотрудник получил две годовые премии:

Учитывают только премию, которую выдали в феврале 2023 за 2022 год. Премия за 2021 год, которую выдали в расчетном периоде, не относится к нему.

Квартальные, полугодовые премии в расчетном периоде учитываются только по одной за каждый показатель премирования. То есть в один месяц включают одну премию за количество продаж и одну за объем выручки.

Разовую премию учитывают в том случае, если она предусмотрена в положении о премировании или другом нормативном акте. Праздничные премии в расчет отпускных не входят.

Если за расчетный период сотрудник отработал не все дни, включают полностью только те выплаты, который выданы с учетом количества дней. Остальные премиальные рассчитывают по количеству отработанного времени.

Особенности предоставления отпусков в 2023

Первый отпуск сотрудника предоставляется после полугода непрерывной работы в компании. Однако для некоторых работников трудовое законодательство предусматривает исключение из этого правила. В частности, женщина, которая планирует уйти в декретный отпуск (или уже использует его) вправе уйти в очередной отпуск на выбор: либо перед декретом, либо сразу после него. Эту же возможность имеет супруг беременной женщины, работник-совместитель, работники младше 18 лет и усыновители детей в возрасте до трех месяцев.

Внешним совместителям ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в одни даты с периодом отдыха по основному месту работы. Важно отметить, что продолжительность ежегодных отпусков по основному и дополнительному месту работы может не совпадать. Если отпуск на работе по совместительству короче, то работник может компенсировать недостающую часть дней, взяв отпуск за свой счет.

В 2023 году лучшими для отпусков являются март, август и октябрь. Последний летний месяц лидирует по количество рабочих дней в наступившем году – при пятидневной рабочей неделе работать придется 23 дня. Также выгодными для очередного отпуска являются и другие летние месяцы: в июне и июле по 21 рабочему дню.

Если работник планирует продлить праздничные дни, то можно взять отпуска в мае или январе. При этом отдыхать в первый месяц года наименее выгодно, т. к. рабочих дней значительно меньше, чем в другие месяцы.